Rentokil

Les avances, les déclarations et les réclamations et les tracas administratifs sont de l’histoire ancienne avec XXImo

Les collaborateurs de Rentokil parcourent chaque jour le pays en voiture dans le cadre de leur travail. Ils sont experts en matière de lutte antiparasitaire et de désinfection.

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Les collaborateurs de Rentokil parcourent chaque jour le pays en voiture dans le cadre de leur travail. Ils sont experts en matière de lutte antiparasitaire et de désinfection. « Beaucoup de nos clients ont leurs sites dans les villes, où le stationnement est payant. Pour notre organisation, cela représente également de grands nombres de transactions de stationnement » explique Erika Vandekerkhove, Fleet & Facilities Coordinator BeLux.

Avances de frais de stationnement et procédure de déclaration chronophage

Le stationnement entraîne de nombreuses notes de frais. Les frais de stationnement doivent d'abord être avancés et ensuite déclarés. Erika : « Le stationnement coûte cher. Cela signifie que les personnes qui se garent jusqu'à 20 fois par mois doivent avancer d'importantes sommes d’argent. De plus, le processus de déclaration avec tous ces tickets est fastidieux. Tant pour les collaborateurs de terrain que pour le service de traitement. Pensez donc à toutes les opérations nécessaires : payer au distributeur, garder tous les tickets, additionner les montants, rassembler les tickets de stationnement et les envoyer. Il faut encore ensuite contrôler au bureau, rembourser et archiver. Ce processus prend du temps pour tout le monde et personne n’aime ça. »

Une solution de stationnement facile

Rentokil a donc décidé d’aborder ces problèmes de stationnement et de les résoudre une fois pour toutes. Tout le monde a rapidement été d’accord sur ce point. Erika a alors contacté Yorick Amerlynck de XXImo.

Erika : « J’ai rencontré Yorick virtuellement. Il nous a expliqué clairement comment fonctionne la solution de stationnement de XXImo. J’ai ensuite demandé toutes les notes de frais et soumis une proposition à la direction pour qu’elle puisse prendre une décision. C’était exactement ce dont nous avions besoin ! »

Avec la solution de stationnement de XXImo, les collaborateurs ne doivent plus avancer les frais de stationnement ou soumettre des notes de frais. Tout est réglé automatiquement avec la carte de mobilité + l'application. Un avantage supplémentaire est que la facture mensuelle nous permet de récupérer la TVA, ce qui n'est pas possible avec les notes de frais.

- Erika Vandekerkhove, Fleet & Facilities Coordinator BeLux.
Plus d’amendes de stationnement

« Comme les paiements sont désormais effectués a posteriori, il n’y a plus de risque d’amendes de stationnement. Si les collaborateurs payaient à l’avance au distributeur pour, par ex., une heure et passaient ensuite plus de temps avec le client, cela entraînait parfois des amendes de stationnement » ajoute Erika.

Période d’essai de 6 mois

Rentokil a commencé avec une période d'essai de 6 mois. Durant cette période, un groupe soigneusement sélectionné de collaborateurs en Flandre, en Wallonie et au Grand-Duché de Luxembourg a utilisé la carte de mobilité. « Compte tenu des différents sites de Rentokil, le caractère international de XXImo est très appréciable » souligne Erika.

Évaluer et apprendre

Erika : « Nous avons fait une évaluation intermédiaire avec ce groupe après quelques mois. Les expériences ont été très positives. Surtout pour ceux qui paient beaucoup de frais de stationnement. Bien sûr, nous avons également relevé quelques points d’amélioration. Ils ont été réglés immédiatement. C'est tout l’intérêt d'une période d'essai ; nous tenons maintenant compte de ces expériences pour la suite du déploiement. Nous pouvons être fiers d'avoir pu mettre en œuvre ce service avec succès, surtout durant cette période où toutes les adaptations ont dû être effectuées en ligne. »

Lors de la mise en place d'un nouveau service, il y a toujours des imprévus. Le service est alors particulièrement important. Le Service desk de XXImo nous a été très utile à ce niveau. Selon moi, c'est un véritable atout.

- Erika Vandekerkhove, Fleet & Facilities Coördinator BeLux.
Suite du déploiement dans l'organisation

Après l’évaluation positive, tous les collaborateurs de la division de lutte antiparasitaire qui stationnent régulièrement peuvent maintenant demander la carte XXImo. 50 collaborateurs devraient en bénéficier, mais ce chiffre pourrait augmenter à l’avenir. D'autres divisions pourraient décider d’y faire appel aussi.

Facilité et maîtrise des coûts

« L’avantage est que nous pouvons proposer à nos collaborateurs une solution de stationnement qui nous facilite aussi le travail. Nous recevons une facture mensuelle qui doit être contrôlée et payée. Le nombre d’erreurs est nettement limité et le fonctionnement est presque automatique. La possibilité de fixer un budget mensuel maximum pour le stationnement nous donne une garantie supplémentaire quant à la bonne utilisation de la carte. C’est rassurant » conclut Erika

Rentokil aime faciliter la vie de ses collaborateurs, afin qu’ils puissent faire leur travail le mieux possible et qu’ils aiment travailler chez nous. Avec une solution de stationnement facile, nous sommes convaincus d’y contribuer.

- Erika Vandekerkhove, Fleet & Facilities Coördinator BeLux.