Regel je mobiliteit goed en efficiënt voor je medewerkers
Jeugdbescherming is een gecertificeerde jeugdzorginstelling die bijdraagt aan de bescherming en veilige ontwikkeling van kinderen. Kinderen hebben recht op een goede opvoeding, zodat zij veilig kunnen opgroeien tot gezonde en evenwichtige volwassenen die volwaardig meedoen in de maatschappij. Jeugdbescherming brengt kinderen blijvend op de veiligheidsnorm. Zij werken daarbij samen met de gezinnen en met vele samenwerkingspartners. Bij het werk staat het belang van het kind voorop én streven zij er altijd naar het gezin zoveel mogelijk intact en in zijn waarde te laten.
Ieder kind blijvend veilig, dát is de missie van Jeugdbescherming Regio Amsterdam. Jaarlijks begeleiden de 450 medewerkers van de organisatie zeker 2.200 gezinnen. “Jeugdbescherming wil daar werken waar we het meest effectief zijn. Dat is bij kinderen, bij gezinnen thuis, op scholen of bij ketenpartners. Alles is erop gericht om onze gezinsmanagers in alle aspecten van hun werk zo goed mogelijk te faciliteren. Dat betekent ook dat zij gemakkelijk moeten kunnen reizen en administratief moeten worden ontlast. Daarom gebruiken zij voor hun zakelijke ritten de mobiliteitskaart van XXImo,” vertelt Karen Hoogeboom, Teammanager Facilities & Hospitality van Jeugdbescherming Regio Amsterdam.
Jeugdbescherming startte zo’n tien jaar geleden met een groot aantal wijzigingen in de organisatie. Met de missie “Ieder kind veilig’ als startpunt zijn er veel verbeteringen doorgevoerd op uitvoerend en facilitair niveau. De uitgangspunten waren hierbij:
- Zoveel mogelijk naar de cliënt toe
- Optimaal faciliteren van medewerkers
- Maximale flexibiliteit realiseren
- Kostenverlaging
De organisatie ging destijds terug van acht kantoren naar één kantoor en stapte over op een nieuwe manier van werken. Medewerkers kregen een laptop, smartphone, reispas en verdere faciliteiten om overal gemakkelijk te kunnen werken. Zowel thuis, op kantoor als onderweg.
We waren op zoek naar een mobiliteitsoplossing voor zakelijke ritten, als aanvulling op de woonwerkvergoeding en dienstreizenvergoeding. We kozen voor de mobiliteitskaart van XXImo. Hiermee werd reizen veel eenvoudiger en tegelijkertijd konden we de administratieve werklast voor medewerkers wegnemen. Zo’n mobiliteitskaart was toen echt nog uniek en volop in ontwikkeling. Inmiddels maken we dus al heel wat jaren naar tevredenheid gebruik van de kaart.
Hoe er wordt gereisd is afhankelijk van de bestemming en wat in de specifieke situatie voor de medewerker het handigst is. Met de mobiliteitskaart kan gebruik worden gemaakt van het openbaar vervoer, parkeren, OV-fiets en soms ook taxi. Naast de kaart hebben we mogelijkheden voor het declareren van zakelijke kilometers.”
“Momenteel zie je dat veel bedrijven hybride werken en dat het kantoor meer de functie van ontmoetingsplek krijgt. Zo doen wij dat al jaren. Het kantoor zien we als een ‘clubhuis’. Een plek waar je altijd naar toe kunt, waar je je veilig waant, waar je collega’s ontmoet en je je verhaal kunt delen. Mensen hebben zwaar en verantwoordelijk werk. Dan is het belangrijk elkaar te ontmoeten.
Alle veranderingen die in de organisatie werden doorgevoerd wierpen hun vruchten af. Tevreden medewerkers, tevreden cliënten én een kostenbesparing van 20%. “Dit hele veranderingstraject heeft ons destijds de titel Beste Overheidsorganisatie 2014 opgeleverd. Daar zijn we trots op. Regel je alles goed en efficiënt voor je medewerkers dan houden zij meer tijd over voor het allerbelangrijkste: kwetsbare kinderen in de knel bijstaan.
“Het contact met XXImo is laagdrempelig, ik ben pas nog bij XXImo op kantoor geweest. Verder weten we elkaar wel te vinden als het nodig is. Als er iets niet helemaal goed loopt en ik bel met accountmanagement, dan merk ik echte betrokkenheid en de wil om iets tot op de bodem uit te zoeken,”
Op de vraag welke punten er in de (nabije) toekomst binnen Jeugdbescherming nog extra aandacht verdienen zegt Karen het volgende: “Ik vind dat we nog te weinig met de rapportages doen. We kunnen hier meer inzichten uithalen en kijken waar we kunnen anticiperen door bijvoorbeeld nieuwe mobiliteitsvormen toe te voegen of te sturen op zaken die we belangrijk vinden. Onze medewerkers hebben een mobiliteitskaart met een aantal reisopties, het werkt goed en we hebben er weinig omkijken naar. Ook de gebruiker is tevreden. Dat noodzaakt dan nog niet direct tot extra acties, maar we zijn de gebruiker graag nét een stapje voor. Zo lossen we op voordat de gebruiker een probleem ervaart.”
“Wellicht dat we in de toekomst meer mobiliteitsopties aan de kaart toevoegen en van andere functies in het systeem gebruik gaan maken. De ontwikkelingen in de mobiliteitswereld gaan heel snel. Denk aan het hybride werken, de wijziging van de onbelaste reiskostenvergoeding, de thuiswerkvergoeding en de opkomst van nieuwere vervoersvormen. Maar ook het aantrekken en behouden van personeel en focus op vitaliteit en duurzaamheid. Allemaal onderwerpen met impact op de hele organisatie. HR is hierin een belangrijke partij en vanuit mijn rol kan ik goed meedenken en input leveren op wat er allemaal mogelijk is. Alles komt samen in een integraal mobiliteitsbeleid.
