Van mobiliteitsbeleid naar implementatie

Van mobiliteitsbeleid naar implementatie

  • 20 september 2022
  • Algemeen , Consultancy

Het mobiliteitsbeleid van de klant is het startpunt voor de implementatie. XXImo helpt met de uitvoering hiervan. Het beleid van de klant wordt met XXImo als leverancier vormgegeven. De implementatie is de fase waarin wat op papier staat de praktijk wordt.

Beleid: start van de implementatie

Tip: zet een helder beleid op papier.
Maar laat nog wel wat ruimte voor finetuning vanuit de implementatiefase. De praktijk leert dat er soms nog kleine aanpassingen gewenst zijn. Door de implementatie gaat het vergrootglas op het beleid.

Tip: begin de implementatie met een presentatie van het nieuwe beleid.
Maar laat nog wel wat ruimte voor finetuning vanuit de implementatiefase. De praktijk leert dat er soms nog kleine aanpassingen gewenst zijn. Door de implementatie gaat het vergrootglas op het beleid.

Eén beleid, verschillende medewerkergroepen

Met XXImo kan alles, maar de klant bepaalt. Dat geldt voor de inhoud van het beleid, maar ook voor de indeling in medewerkergroepen of de hoogte van budgetten. Alhoewel deze vragen soms ook in de implementatiefase aan XXImo worden gesteld, is dit echt het huiswerk wat de klant van tevoren zelf moet doen.

Tip: zorg ervoor dat het nieuwe mobiliteitsbeleid voor de hele medewerkerpopulatie geldt.
Maak daarbinnen verschillende homogene doelgroepen. Dat schept duidelijkheid en zo creëer je geen uitzonderingssituaties.

Communicatie: je moet het beleid goed kunnen uitleggen

Communiceren, cruciaal bij veranderingen. Communiceer proactief, leg uit en geef aan wat je verwacht. Verandering in het mobiliteitsbeleid kan gevoelig zijn, het is een arbeidsvoorwaarde, hou hier rekening mee.

Tip: besteed in de communicatie veel aandacht aan de achtergronden van het beleid en de gemaakte keuzes.
Je moet het beleid goed kunnen uitleggen. Geef hierbij aan wat je van de medewerker verwacht en ook waarop geen uitzonderingen worden gemaakt (bv: je mag alleen reizen met XXImo. XXImo is onze gekozen leverancier. Hiermee kan jij reizen op de manier die jij wilt, dat levert ons als organisatie groot gemak/voordeel op).

Tip: probeer eventuele weerstanden van tevoren duidelijk te hebben en weet welke antwoorden dan van toepassing zijn.
Leg duidelijk uit. Maar let op, je zal waarschijnlijk nooit 100% tevreden medewerkers hebben. Dat hoeft ook niet.

Medewerkertevredenheid

Is een beleid nou richtinggevend, kan je hierop sturen of handhaven? Hoe vrij moet een medewerker kunnen zijn in zijn manier van reizen en helemaal zelf bepalen wat jij doet?

De vrijheid zit al in het mobiliteitsbeleid van de werkgever door ruime regels te hanteren. In het beleid regelt de werkgever dus al de medewerkertevredenheid. Als het beleid de ruimte geeft, kan er in de uitvoering strakker gestuurd worden. In de uitvoering van de dienst is het aan XXImo om de medewerkers tevreden te stellen door het gemak van de dienst en het beiden van service: 1 loket, 1 app, 1 kaart en 24/7 ondersteuning.

Tip: geef in het mobiliteitsbeleid de ruimte, waardoor medewerkers op een goede manier invulling kunnen geven aan hun reizen, passend bij de organisatiedoelstellingen.
De uitvoering kan dan strakker zijn, door duidelijk aan te geven wat wel en wat niet mag.

Implementatie kost tijd

Na de keuze voor de leverancier is de klant niet klaar. Implementatie kost tijd, daar gaan vaak nog wel wat maanden overheen. Projectplan, projectgroep, actie- en besluitenlijsten, ontwikkeling, afstemming, uitrol.

Tip: houd rekening met een implementatietijd van enkele maanden waarin alle facetten van een goede implementatie aan bod komen.
Projectmanagement ligt bij de leverancier, projectgroep bestaat uit medewerkers klant en medewerkers XXImo.

Implementatie is samenwerken en besluiten nemen in een multidisciplinair team

Bij de implementatie wordt een projectgroep geformeerd. Deze bestaat veelal uit mensen die ook in de eerdere fases betrokken zijn (bepalen beleid en leverancierselectie)

Tip: formeer een multidisciplinaire projectgroep voor de implementatie.
Zorg dat alle onderdelen in scope zijn: zoals HR, communicatie, IT en Finance. Alleen door met elkaar te communiceren en alle juiste betrokkenen aan tafel te hebben kunnen de juiste stappen worden gezet en de juiste afstemming plaatsvinden.

Tip: in de implementatiefase moeten besluiten worden genomen.
Zet de juiste mensen aan tafel in de projectgroep en maak afspraken hoe de besluitvorming plaatsvindt. Korte lijnen met verantwoordelijke personen zijn hierbij van belang.

Gefaseerde uitrol

Vindt de implementatie bij een grote groep medewerkers plaats, dan is het slim om dit gefaseerd te doen en zo al te leren van feedback van de eerste groep.

Feedback ophalen kan door inloopsessies (online) of een medewerkersenquête. XXImo kan dit in samenwerking met de klant oppakken. Ambassadeurs uit de eerste groep kunnen helpen het verhaal verder de organisatie in te brengen en hun collega’s te helpen bij vragen.

Tip: Ga voor een gefaseerde uitrol.
Begin met een eerste groep medewerkers waar je de nieuwe diensten implementeert en vraag hen om feedback. Gebruik de feedback om aanpassingen te doen waarna je de volgende groep uitrol. Zo is er sprake van lerend vermogen.

Gewenst gedrag aanmoedigen door interne campagnes

Natuurlijk kan je door middel van het aanbieden van diverse mobiliteitsdiensten en flexibele vergoedingen het gewenste gedrag stimuleren, maar daarmee is het nog niet gezegd dat er werkelijk anders gereisd gaat worden.

Tip: kijk na implementatie waar extra aandacht aan moet worden besteed.
De werkgever is aan zet, om zo met extra prikkels het gewenste gedrag aan te moedigen. Het opzetten van een interne campagne helpt daarbij.