Voorschieten, declareren en administratief gedoe verleden tijd dankzij XXImo
De medewerkers van Rentokil zijn experts in het bestrijden van ongedierte en desinfecteren. Zij rijden voor hun werk dagelijks door het land.
In Nederland en België werken de 400 medewerkers vanuit 6 locaties voor veel verschillende klanten aan digitale transformatie, efficiëntere werkprocessen en een betere klantbeleving. Een deel van de medewerkers is voor het werk veel op pad. Hiervoor maken zij gebruik van de mobiliteitskaart van XXImo.
“Op advies van onze leasemaatschappij zijn we vier jaar geleden gestart met de XXImo-mobiliteitskaart voor alle leaserijders. Een goede zet, want we hebben geen aparte declaratiestromen meer, bieden medewerkers reisgemak en houden tegelijkertijd goed grip op de kosten”, vertelt Liesbeth van den Hoek, HR advisor.
De medewerkers van Rentokil rijden voor hun werk dagelijks door het land. Zij zijn experts in het bestrijden van ongedierte en desinfecteren. “Veel van onze klanten hebben hun locaties in de steden, waar het betaald parkeren is. Dit brengt voor onze organisatie dus ook grote aantallen parkeertransacties met zich mee”, aldus Erika Vandekerkhove, Fleet & Facilities Coördinator BeLux.
Het parkeren leidt tot veel onkostennota’s. De parkeerkosten moeten eerst worden voorgeschoten en dan gedeclareerd. Erika: “parkeren is duur. Dit betekent dat mensen die wel 20 keer per maand parkeren grote geldbedragen moeten voorschieten. Daar komt bij dat het declaratieproces met al die tickets heel omslachtig is. Zowel voor de buitendienstmedewerkers als de verwerkende afdeling. Ga maar na: geld in de betaalautomaat, alle bonnen bewaren, bedragen optellen, parkeertickets bundelen en opsturen. En dan nog de controle op kantoor, de uitbetaling en archivering. Dat proces is voor iedereen tijdrovend en voor niemand fijn.”
Genoeg redenen voor Rentokil om de genoemde parkeerproblemen voor eens en altijd aan te pakken en op te lossen. Daar was iedereen het al snel over eens. Het was op dat moment dat Erika in contact kwam met Yorick Amerlynck van XXImo.
Erika: “Ik heb Yorick digitaal ontmoet. Hij heeft ons duidelijk uitgelegd hoe de parkeeroplossing van XXImo werkt. Ik heb vervolgens alle onkostennota’s opgevraagd en een voorstel ter besluitvorming bij de directie neergelegd. Dit was precies wat wij nodig hadden!”
“Medewerkers hoeven met de parkeeroplossing van XXImo geen parkeergeld meer voor te schieten en geen onkostennota’s in te dienen. Alles wordt automatisch geregeld met de mobiliteitskaart + app. Extra voordeel is dat we door de maandelijkse factuur ook de btw kunnen terugvragen, dat is bij de onkostennota’s niet mogelijk.”
“Omdat er nu achteraf wordt afgerekend behoren parkeerboetes gelukkig ook tot het verleden. Als medewerkers vooraf geld in de automaat doen voor bijvoorbeeld een uur en dan langer bij de klant waren, had dit nog wel eens parkeerboetes toch gevolg”, aldus Erika.
Rentokil is gestart met een proefperiode van 6 maanden. In deze periode heeft een zorgvuldig geselecteerde groep medewerkers in Vlaanderen, Wallonië en Groothertogdom Luxemburg gebruikgemaakt van de mobiliteitskaart. “Gezien de verschillende locaties van Rentokil is het internationale karakter van XXImo voor ons erg fijn”, zegt Erika.
Erika: “we hebben na enkele maanden een tussentijdse evaluatie gedaan met deze groep. De ervaringen waren zeer positief. Zeker voor de mensen die veel parkeerkosten maakten. Natuurlijk kwamen we ook een paar verbeterpuntjes tegen in het proces en de communicatie. Die zijn direct opgepakt. Dat is het fijne van een proefperiode, de ervaringen nemen we nu mee in de verdere uitrol. We mogen er trots op zijn dat we, juist in deze periode waarin alle afstemming online plaats moest vinden, de dienst met succes hebben kunnen implementeren.”
“Je hebt altijd wel dat er bij de start van een nieuwe dienst iets niet helemaal goed loopt, dan is de service extra belangrijk. Ik kan niet anders zeggen dan dat de Servicedesk van XXImo heel behulpzaam is. Dat vind ik een groot pluspunt.”
Na de positieve evaluatie kunnen nu alle medewerkers van de divisie Ongediertebestrijding die regelmatig parkeren de XXImo kaart aanvragen. Naar verwachting 50 medewerkers, dit aantal kan in de toekomst zeker groter worden. Ook als andere divisies besluiten mee te doen.
“Het mooie is dat we onze medewerkers een parkeeroplossing kunnen bieden waar we nauwelijks werk aan hebben. Wij ontvangen een maandelijkse factuur die gecontroleerd en betaald moet worden. Er kan eigenlijk weinig fout gaan, de werking wijst zich bijna vanzelf. Dat we maandelijks een maximum parkeerbudget kunnen instellen geeft ons extra zekerheid over het juiste gebruik van de kaart. Een geruststellend gevoel”, aldus Erika
“Rentokil maakt het de medewerkers graag gemakkelijk, zodat zij hun werk zo goed mogelijk kunnen doen en prettig bij ons werken. Met een gemakkelijke parkeeroplossing leveren we daar zeker een bijdrage aan, daar ben ik van overtuigd.”
