Begrippenlijst

Om je te helpen bij het navigeren door deze FAQ, vind je hier de belangrijkste termen die worden gebruikt:

• XXImo FS – XXImo Financial Services B.V.
• DNB – De Nederlandsche Bank (de centrale bank van Nederland)
• AFM – Autoriteit Financiële Markten (Nederlandse financiële toezichthouder)
• AML/ATF – Anti-Money Laundering & Anti-Terrorist Financing regulations (Anti-witwas- en anti-terrorismefinancieringsregels)
• Wwft – Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme
• Wft – Wet op het financieel toezicht
• Sanctiewet 1977 – Nederlandse sanctiewetgeving
• EMI – Electronic Money Institution
• KYC – Know Your Customer
• KYB – Know Your Business
• UBO – Ultimate Beneficial Owner

Uittreksel Handelsregister

Een officieel document dat actuele informatie bevat over de registratie van een bedrijf, waaronder identificatiegegevens zoals bedrijfsnaam, ondernemersnummer, rechtsvorm, status, adres en vertegenwoordiger(s).

• Nederland: Kamer van Koophandel
  (https://www.kvk.nl/)
• België: Kruispuntbank van Ondernemingen
  (https://economie.fgov.be/nl/themas/ondernemingen/kruispuntbank-van)
• Duitsland: Handelsregister
  (https://www.handelsregister.de)
• Verenigd Koninkrijk: Companies House
  (https://www.gov.uk/government/organisations/companies-house)

Bedrijfsvertegenwoordiger

• Bedrijfsvertegenwoordiger: Een persoon die gemachtigd is om namens een bedrijf op te treden in officiële handelingen, zoals een bestuurder, gemachtigde vertegenwoordiger, enzovoort.
• Bestuurder: Een natuurlijk persoon verantwoordelijk voor het beheer en de besluitvorming binnen een bedrijf, vaak als lid van de raad van bestuur.
• Gemachtigd vertegenwoordiger: Een natuurlijk persoon met de bevoegdheid om namens een bedrijf officiële handelingen te verrichten, zoals het vertegenwoordigen bij transacties of het ondertekenen van contracten.
• Authorised Signatory: Een natuurlijk persoon die gemachtigd is om juridische documenten en overeenkomsten namens een bedrijf te ondertekenen.

UBO Register

Een officieel register dat informatie bevat over de UBO's van bedrijven.

• Netherlands: KVK UBO-Register
  (https://www.kvk.nl/ubo/opgave-doen/)
• België: UBO-Register
  (https://financien.belgium.be/nl/E-services/Ubo-register)
• Duitsland: Transparency Register
  (https://www.transparenzregister.de/treg/de/start?2)
• Verenigd Koninkrijk: Companies House
  (https://www.gov.uk/guidance/people-with-significant-control-pscs#identifying-your-psc)

Bedrijfsgegevens

• Volledige juridische naam van de entiteit: De volledige, geregistreerde naam van een bedrijf of rechtspersoon.
• Handelsnaam: De naam waarmee een bedrijf zich publiekelijk presenteert, die kan afwijken van de officiële juridische naam. Deze naam moet ook vermeld staan in het handelsregister.
• Statutaire zetel: De officiële plaats (stad) of het adres waar een bedrijf juridisch is geregistreerd.
• Land: Het land waarin het bedrijf officieel is geregistreerd en actief is onder de daar geldende wetgeving.
• KvK-nummer (of registratienummer): Een uniek nummer dat aan een bedrijf wordt toegekend bij inschrijving in het officiële nationale handelsregister.
• Uittreksel uit het handelsregister: Een officieel document met actuele informatie over de registratie van een bedrijf, inclusief gegevens zoals de bedrijfsnaam, het registratienummer, het type rechtspersoon, de status, het adres en de vertegenwoordiger(s).

Bedrijfsvertegenwoordiger Informatie

• Roepnaam: De eerste of persoonlijke naam van een persoon, die ook een bijnaam of voorkeursvorm van aanspreken kan omvatten.
• Achternaam: De familienaam of laatste naam van een individu.
• Geboorteplaats : De locatie (stad) waar een individu is geboren.
• Adres: Een adres specificeert de locatie van een persoon of organisatie, inclusief details zoals straatnaam, huisnummer, stad en postcode.
• Woonplaats: De locatie (stad) waar een individu is geboren.
• Ondertekeningsbevoegdheid: Het wettelijke recht dat aan een persoon is verleend om documenten te ondertekenen en bindende overeenkomsten aan te gaan namens een bedrijf.
• Onafhankelijke bevoegdheid: Toestemming verleend aan een persoon om alleen te handelen of beslissingen te nemen, zonder aanvullende goedkeuringen.
• Beperkte bevoegdheid: Toestemming voor een persoon om op te treden in specifieke zaken, beperkt tot bepaalde acties of beslissingen. Bijvoorbeeld het ondertekenen van een contract tot een bepaald bedrag.
• Gezamenlijke bevoegdheid: Bevoegdheid waarbij twee of meer personen gezamenlijk goedkeuring moeten geven of beslissingen moeten ondertekenen.
• Bevoegde Ondertekenaarslijst: Een bijgewerkte lijst van personen met tekenbevoegdheid en eventuele relevante beperkingen.
• Raadsbesluit of Bedrijfsmachtiging: Formeel document van de raad van bestuur of een ander bestuursorgaan dat bevoegdheid verleent om namens het bedrijf te ondertekenen.
• Volmacht: Document waarin wettelijk wordt toegewezen dat een persoon bevoegd is om namens een ander te handelen.
• Statuten: Document waarin de structuur, functies en bevoegdheidsniveaus van een bedrijf worden beschreven.
• Partnerschap- of vennootschapsovereenkomst: Document waarin de functies en bevoegdheden binnen een partnerschap of andere entiteit worden gedefinieerd.
• Delegatie van Bevoegdheid document: Intern document waarin beperkte of gezamenlijke bevoegdheid voor specifieke handelingen wordt verleend.
• Proxy: Een proxy is een gemachtigde vertegenwoordiger die is aangewezen om namens een ander persoon op te treden, met name in stemmings- of besluitvormingsprocessen. Een proxy kan worden aangewezen via een proxyverklaring of proxyformulier, waarin de reikwijdte van de verleende bevoegdheid wordt gespecificeerd.

UBO-informatie en ondersteunend bewijs van de UBO

Bewijsstukken met een * mogen niet ouder zijn dan 6 maanden.

• Beursgenoteerd Bedrijf: Een bedrijf waarvan de aandelen worden verhandeld op een openbare aandelenbeurs en dat daardoor aan bepaalde regelgeving moet voldoen.
• Volledige Dochteronderneming van een Beursgenoteerd Bedrijf: Een bedrijf dat volledig (100%) eigendom is van een beursgenoteerd bedrijf.
• Eigendom: Het bezit van aandelen of eigendomsbelangen in een bedrijf, wat vaak besluitvormingsmacht verleent.
• Economisch belang: Het financiële belang of voordeel dat een individu heeft in een bedrijf, zoals dividenden of winsten.
• Stemrecht: Het recht om deel te nemen aan bedrijfsbeslissingen, doorgaans gebaseerd op aandeelhouderschap.
• Controle: De macht om de beslissingen en het beleid van een bedrijf te beïnvloeden of aan te sturen.
• Statutair bestuurder: Een bestuurder die formeel is geregistreerd als onderdeel van het management van het bedrijf, en doorgaans wettelijke verantwoordelijkheden draagt.
• Pseudo-UBO: Een individu dat wordt aangewezen als UBO wanneer niemand voldoet aan de standaardcriteria voor eigendom (25% of meer eigendom, stemrecht of feitelijke zeggenschap). Gewoonlijk wordt deze rol toegewezen aan hoger leidinggevenden of statutaire bestuurders om aan de wettelijke vereisten te voldoen, en zo verantwoording te waarborgen, zelfs zonder direct eigendom.
• Publiekrechtelijke Rechtspersoon: Een organisatie opgericht door de overheid, die vaak een publiek doel dient, zoals gemeenten of overheidsinstanties.
• UBO-Register Uittreksel*: Een officieel document waarin de personen worden vermeld die uiteindelijk eigenaar zijn van of controle hebben over een bedrijf. Het document geeft details over hun eigendom, stemrechten, zeggenschapsrechten of status als pseudo-UBO.
• Aandeelcertificaat*: Een gecertificeerd document dat het eigendom van aandelen in een bedrijf bevestigt.
• Meest Recente Aandeelhoudersregister (inclusief alle entiteiten tot aan de UBO('s))*: Een officieel register waarin de aandeelhouders van een bedrijf en hun eigendomdetails worden vermeld, inclusief het aantal aandelen dat door elke aandeelhouder wordt gehouden.
• Gecertificeerd organisatiestructuurdiagram van de bedrijfsstructuur (alle entiteiten tot en met de UBO(s), inclusief eigendoms- of stempercentages)*: Een gecertificeerde visuele weergave (meestal een schema of diagram) van de eigendoms- en controlestructuur van een bedrijf, waarin de relaties tussen entiteiten en aandeelhouders tot aan de UBO's worden weergegeven, inclusief eigendoms- en stemrechtenpercentages.
• Gecertificeerde verklaring van het Bedrijf *: Een gecertificeerde verklaring van een onafhankelijke juridisch professional waarin de UBO-informatie wordt gedetailleerd en/of bevestigd.

Overige informatie

• Gelieerde Ondernemingen: Bedrijven die met elkaar verbonden zijn door gedeeld eigendom of controle, en die opereren als afzonderlijke entiteiten.
• Partners: Individuen of bedrijven die een formele overeenkomst hebben om samen te werken.
• Juridische Entiteit Vorm / Type: De juridische structuur van een bedrijf, zoals een corporation, vennootschap, of een eenmanszaak.
• Bijkantoor: Een afdeling van een bedrijf die op een andere locatie opereert dan het hoofdkantoor, maar geen aparte juridische entiteit is. Het voert zaken uit namens het moederbedrijf.
• Dochteronderneming: Een bedrijf dat gecontroleerd wordt door een ander bedrijf, meestal door eigendom van meer dan 50% van de aandelen.